18_Praxismanagement Nr. 6 | Juni 2009 | www.kn-aktuell.de PRAXISMANAGEMENT Labormanagement – oft unterschätzt und dennoch so wichtig! Wie jedes andere Unternehmen muss sich auch ein kieferorthopädisches Labor immer wieder mit Problemen auseinandersetzen, von deren Lösung die Um- satzentwicklung maßgeblich abhängt. Ist die Auslastung des Dentallabors hingegen effizient geplant, der Zahntechniker motiviert bei der Arbeit und stimmt dann auch noch die Abrechnung, steht einem planbaren Erfolg nichts mehr im Wege. Ein Beitrag von Dipl.-Kffr. Ursula Duncker, KFO-Management Berlin. Zeit Stuhl 1 (HNB) Stuhl 2 (MB) Stuhl 3 (MB) Stuhl 4 (PZR) Stuhl 5 (Abdrücke) Technikarbeiten Zimmer öffnen Zimmer öffnen Zimmer öffnen Zimmer öffnen Zimmer öffnen Erstberatung OK/UK-Platten Erstberatung MB eins. Anfangsunterlagen MB ex. PZR Erstberatung Erstberatung Erstberatung MB eins. Erstberatung BW BW MB ex. PZR Anfangsunterlagen Aktivator-Rep. Anfangsunterlagen Anfangsunterlagen PZR Bionator Zimmer schließen Zimmer schließen Zimmer schließen Zimmer schließen Zimmer schließen 9.00 9.15 9.30 9.45 10.00 10.15 10.30 10.45 11.00 11.15 11.30 11.45 12.00 12.15 Wenden wir uns zunächst der Grundsatzfrage zu: Wie lassen sich KFO-Zahn- techniker sinnvoll auslasten? Meine Empfehlung: Führen Sie zur üblichen Terminpla- nung eine Geräteplanung ein! Damit hat die Rezeption alle Laborarbeiten sofort im Blick und kann effizient planen. Dazu legen Sie für alle Ar- beitstage eine separate „Tech- nikspalte“ im Terminbuch an. Überlegen Sie gemeinsam mit dem Zahntechniker, wie hoch die Anzahl der täglich herzustellenden KFO-Geräte sein sollte, um zu starken Arbeitsdruck bzw. Leerlauf zu vermeiden. Bedenken Sie, dass der Zeitaufwand für die Herstellung der verschiede- nen KFO-Geräte variiert. Einige Beispiele: Herstellung / Reparatur von: Reparatur eines Einzelkiefergerätes Einzelkiefergerät, einfach / Retentionsgerät Übrigens: Einsetztermine für Reparaturen sind gleichfalls planbar! (Tabelle 1) Motivieren Sie Zahntech- niker mit Umsatzbeteiligung! Ist Ihr Zahntechniker nach acht Arbeitsstunden noch in der Lage, weitere KFO-Geräte herzustellen (bei entsprechen- dem Arbeitsvolumen), lässt sich seine Mehrarbeit durch Vergütung nach Umsatz at- traktiv gestalten. Damit kön- nen Sie die „Win-win-Situ- ation“, die durch gute Technik- terminplanung entsteht, aus- bauen. Laborinhaber und Zahntechniker profitieren da- bei gleichermaßen. Der eine, weil Mitarbeiter für zusätzli- che Leistungen motiviert sind, der andere, weil sich seine Mehrarbeit finanziell lohnt. Dabei wird zwischen Laborin- haber und Zahntechniker ein Arbeitszeit / Aufwand 0,5 Stunden 1 Stunde Einzelkiefergeräte mit Gegenkieferbeziehung (VSD-Platten, Twinblock) 2,5 Stunden Bimaxilläres Gerät, einfach (z. B. Aktivator, Bionator) 1,5 Stunden Bimaxilläres Gerät, kompliziert (z. B. Fränkel-Apparaturen) 3 Stunden Positioner (mit komplettem Set-up über 24 Zähne) 4 Stunden Retainer im Labor vorbiegen 0,5 Stunden Tabelle 1: Tagesterminplan mit Technikspalte. nung vergessen werden,benö- tigen Sie einen vollständigen (!) Eigenlaborbeleg (Abb. 2). denten zugunsten einer älte- ren Aushilfskraft auf 400-€-Ba- sis. Ich empfehle einen jung Abb. 2: Eigenlaborbeleg. (Foto: Rumler) tag, Arbeitsende ca. zwei Stunden nach Praxisschlie- ßung. So ist gewährleistet, dass abends alle Abformun- gen des Tages tatsächlich aus- gegossen werden, statt vor- erst im Kühlschrank zu ver- schwinden. BEB-Preiskalkulation – Die Mühe zahlt sich aus! Viele Eigenlaborinhaber ar- beiten bei der Festlegung pri- vater Laborpreise mit Schät- zungen, denen Durchschnitts- werte zugrunde liegen. Das ist möglich, aber ungenau. Abso- lut präzise ist dagegen die Preiskalkulation nach BEB. Sie basiert auf Ihren eigenen betriebswirtschaftlichen Wer- ten. Zunächst müssen sämtli- che Laborkosten zusammen- gestellt werden, die im KFO- Labor anfallen. Dazu gehören u. a.Angaben zu Personalkos- ten, die Auflistung der „pro- duktiven Stunden“ des La- borpersonals aufs ganze Jahr bezogen und Angaben zu kalkulatorischen Kosten. Viele Daten können Sie Ihrer ak- tuellsten BWA entneh- men oder Ihrer ak- tuellsten Gewinner- mittlung. Andere not- wendige Fakten fehlen leider in diesen Unter- lagen. Da die Liste der rele- vanten Angaben sehr um- fangreich ist, sind Sie auf gute Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater,Zahntechniker und mit Ihrer „Abrechnungs- perle“ angewiesen, um eine wirklich betriebswirtschaft- lich fundierte (!) BEB-Preis- kalkulation durchzuführen. Sicherer und profitabler sind Sie mit der Unterstützung spe- zialisierter Experten, die sich mit der BEB-Preiskalkulation bestens auskennen. Als ge- lernte Betriebswirtin biete ich diese knifflige Dienstleistung an. Sie führt zu einem Ergeb- nis,das exakt auf die betriebs- wirtschaftlichen Gegeben- heiten Ihrer Praxis bzw. Ihres Labors passt. Ihre Preise sind damit problemlos nachvoll- ziehbar, halten der kritischen Betrachtung unabhängiger Dritter stand und sind recht- lich einwandfrei. Kurzvita Dipl.-Kffr. Ursula Duncker Dipl.-Kffr. Ursula Duncker, Inhaberin von KFO-Management Berlin, ist Ab- rechnungsexpertin für die Kieferor- thopädie. Ihre hohe Feldkompetenz hat sie in mehr als 20 Jahren, u. a. als ZMV und Praxismanagerin, erwor- ben. Ursula Duncker hält für Zahnärz- tekammern, Institute und Akademien bundesweit Seminare zur optimalen Honorarabrechnung in Praxis und La- bor. Darüber hinaus berät sie zahlrei- che kieferorthopädische Praxen und führt Teamschulungen durch. Bei der Weitergabe ihres spezialisierten Know-hows legt sie stets besonderen Wert auf den Praxisbezug und arbeitet deshalb mit vielen Fallbeispielen. Adresse KFO-Management Berlin Dipl.-Kffr. Ursula Duncker Münchener Straße 26 13465 Berlin Tel.: 0 30/96 06 55 90 Fax: 0 30/96 06 55 91 E-Mail: optimale@kfo-abrechnung.de www.kfo-abrechnung.de Gehen wir von einem Zahn- techniker in Vollzeit (40 Std./ Woche) aus. Bei einer täg- lichen Arbeitszeit von acht Stunden ist dieser in der Lage, pro Tag durchschnittlich acht Einzelkiefergeräte in Top- qualität herzustellen bzw. eine entsprechend geringere Anzahl anderer KFO-Geräte. Die Auslastung des Technikers ist planbar, der Effekt für alle Beteiligten spürbar. Ein dank- barer Techniker, der nicht an einem Tag 12 KFO-Geräte und Abb. 1: Fränkel 1. (Quelle: Dentaurum J. P. Winkelstroeter KG, mit freundlicher Genehmigung von Ursula Wirtz) an einem anderen lediglich drei herstellen muss. Die Re- zeption kann Termine besser koordinieren, weil man freie Kapazitäten der Zahntechnik sofort im Blick hat und weiß, wann z. B. die OK-Änderung eingesetzt werden kann.Auch der Laborinhaber bzw.(Fach-) Zahnarzt gewinnt, wenn sein KFO-Labor effektiv arbeitet. auf einer bestimmten Anzahl von Technikarbeiten basie- rendes Grundgehalt festge- legt. Ein weiterer Teil der Ver- gütung gestaltet sich variabel. Auf diese Weise zusätzlich hergestellte KFO-Geräte soll- ten in Form von Geräteein- heiten aufgelistet werden. Das kann eine unabhängige Person am PC oder mittels aus- gedrucktem Formular erledi- gen. Patientenname, Einsetz- termin, Gerät und Geräteein- heit sollten hierbei angegeben werden. Der Laborinhaber er- hält diese Liste monatlich, kontrolliert sie und gibt sie an die Lohnbuchhaltung weiter. Wichtig: Die Qualität der Geräte darf nicht unter der regelmäßi- gen Mehrarbeit leiden. Fertige Produkte soll- ten hinsichtlich ihrer Qualitätsmerkmale im Vorfeld definiert werden. Verhindern Sie Umsatz- einbußen! Zur perfekten Technikerleis- tung gehört für mich auch die Laborabrechnung! Diese sollte derjenige vornehmen, der die Laborarbeiten selbst ausgeführt hat. Und zwar aus folgendem Grund: Es gibt Ar- beitsgänge,die im Nachhinein UNSICHTBAR bzw. nicht mehr zu erkennen sind (z. B. das Ausblocken oder die An- zahl der Lötungen). Um also auszuschließen, dass einzelne Leistungen bei der Abrech- erfordert Gipsarbeiten – Aufgabe der Zahntechniker? Zahntechniker sollten sich zwar nicht zu schade sein, in Einzelfällen auch einmal zum Gipsbecher zu greifen. Aber im Regelfall sind sie für Gips- arbeiten überqualifiziert und überbezahlt. Die Arbeit der Zahntechniker besteht darin, sich der Herstellung kieferor- thopädischer Geräte voll und ganz zu widmen. Das Biegen von Klammern und Federn z. B. jahrelange Übung. Gipsarbeiten hinge- gen sind relativ leicht erlern- bar.Wichtig: Das Gipsen muss zeitnah nach der Abdruck- nahme – also grundsätzlich am selben Tag – durchgeführt werden.Denn schon am näch- sten Morgen hat sich der Algi- natabdruck in der Qualität deutlich verschlechtert.Trotz- dem gibt es wegen des Ausgie- ßens der letzten Abdrücke abends oft Stress in der Pra- xis: Weder Helferin noch Tech- niker wollen dafür „nachsit- zen“, alle haben längst Feier- abend ... (Abb. 3). Empfohlene Problemlösung: Für die Gipsarbeiten suchen Sie jemanden, der interessiert ist, diese zu erlernen und aus- schließlich durchzuführen.Da sich Fluktuation in der Gips- küche nach meinen Erfahrun- gen katastrophal auswirkt, entscheiden Sie sich statt für nur temporär verfügbare Stu- gebliebenen Frührentner.Passt „der Gipser“ ins Team,ist Erfolg vorprogrammiert. Um gleich- bleibend hohe Qualität der Mo- delle zu sichern, definieren Sie auch hier vorab die Aufgaben (z. B.korrektes Beschriften von Abb. 3: Modellpaar gesockelt. (Quelle: Dentaurum J. P. Winkelstroeter KG, mit freundlicher Genehmigung von Ursula Wirtz) Modellen, Radieren von Mo- dellen,Entfernen von Bläschen usw.). Lassen Sie den Gipser am bes- ten versetzt zum Praxisbe- trieb arbeiten. Start am Mit- Termine Mit einem gut durchdachten Labormanagement machen Sie Ihre Umsätze planbar. Der Erfolg für Sie und das gesamte Praxisteam ist vorprogrammiert! Tipps und Tricks, vor allem für die ange- messene vollständige Laborabrechnung, erfahren Sie in meinen Seminaren und Workshops zur KFO-Laborabrechnung nach BEL II, BEB (1997/2009), zu buchen unter www.kfo-abrechnung.de KFO-Laborabrechnungs-Seminar: KFO-Laborabrechnungs-Workshop: Freitag, 03.07.2009 – München Freitag, 21.08.2009 – Düsseldorf Freitag, 09.10.2009 – Stuttgart Freitag, 20.11.2009 – Frankfurt am Main Samstag, 04.07.2009 – München Samstag, 22.08.2009 – Düsseldorf Samstag, 10.10.2009 – Stuttgart Samstag, 21.11.2009 – Frankfurt am Main