Nr. 5 I Mai 2016 PRAXISMANAGEMENT www.kn-aktuell.de I 27 Die Kernprozesse einer Sitzung Zentrale Elemente einer Sitzung Vorbereitung Durchführung Nachbearbeitung Vorbe- reiten* Inputs Visualisieren Führen* • Informationen austauschen • Meinungen bilden • Resultate erarbeiten • Entschlüsse fassen • Aufträge erteilen Protokollieren * nicht delegierbare Aufgaben/Verantwortungen Nach- bearbeiten Follow-up Auswahl der Teilnehmenden Traktandenliste Vorbereitungsarbeit Unternehmenskultur Respekt, Akzeptanz, Toleranz, Vetrauen Vorbereitung Qualität einer Sitzung Diskussionskultur, Disziplin Aufmerksamkeit Raum/Licht Distanzen Hilfsmittel Sitzungsführung Follow-up Time-Management Protokoll Beschlüsse/ Aufträge Führungskultur Quelle: Stefan Häseli 2015 Quelle: Stefan Häseli 2015 gaben, wie beispielsweise die Protokollführung. Vor dem Über gehen zur Agenda vergisst der Moderator nicht, die Anwesen den auf einzuhaltende Arbeits und Umgangsregeln zu verwei sen, die den reibungslosen, effi zienten und ergebnisorientierten Ablauf des Meetings gewähr leisten. Auch wenn der Teilneh merkreis in medias res geht, die Themen und Besprechungs punkte abzuarbeiten, ist der Sit zungsleiter gefragt. Er steuert neben dem Zeitmanagement ebenso die Kommunikation. In dem er Wort erteilt, Fragen stellt, resümierend zusammenfasst, gegebenenfalls visualisiert und die Klarheit von Entscheidungen nachvollzieht sowie notwendige Zwischenpausen anordnet, ver leiht er der Veranstaltung einen sowohl disziplinierten als auch arbeitsfreundlichen Rahmen. Kommunikationsregeln für Respekt, Klarheit und Offenheit Sitzungskultur lebt in hohem Maß von der Gesprächskultur und der Kommunikation der Teilnehmer. Abschweifende Debatten und hit zige Diskussionen verlängern Sitzungen in unnötiger Weise, verhärten die Fronten und führen da rüber hinaus zu schlechten oder gar keinen Ergebnissen. Gute Ergebnisse im Meeting be dingen da her ei ne ordentliche so wie wertschätzende Kommunika tion. Weni ge, einprägsame Kom munikationsregeln verbessern die Sitzungskultur ungemein: • Meinungsbekundungen knapp, aber klar und deutlich begrün den. • Fragen an andere stets begrün den („Ich frage, weil … /Ich frage wegen …“). • Einwände oder Meinungen per sonalisieren („Ich“ statt „man“). • Vor dem Widersprechen die Aussagen des anderen wieder holen (paraphrasieren), um die Verständlichkeit des eigenen Einwands deutlicher zu machen. • Anderen nicht ins Wort fallen/ einander aussprechen lassen. Diese einfachen wie sinnvollen Kommunikationsregeln fördern Respekt, Klarheit und Offenheit in der Teilnehmerrunde. Die Ver wendung der IchForm verpflich tet im Gegensatz zum allgemei nen und wenig aussagekräftigen „man“. Seinen Vorredner zu wie derholen, gleicht hierbei keines falls einem Nachäffen, sondern ist ein Zeichen des Respekts und führt zu einer Verbesserung der Diskussionslandschaft. Die ei gene Meinung oder Einwände in der Diskussion zu begründen, bedeutet nicht, sich rechtfertigen zu müssen, sondern dient der Sachlichkeit, führt zu Klarheit und Transparenz. Indem jeder Teilnehmer die Motivation hinter seinen Fragen darlegt und be gründet, entsteht Offenheit, die Gefahr verborgener Hinterge danken oder Motive wird so weit gehend eliminiert. Nachfragen gegen emotionale Aufladung Schnell laden sich kontroverse Diskussionen in Sitzungen emo tional auf. Die Stimmung wird negativ, die Sachebene verlassen, Kommunikationsregeln über Bord geworfen, die Sitzungs kultur droht zu kippen. Um sich nicht zu verzetteln und der Ge sprächssituation die Brisanz zu nehmen, bietet sich die Technik des Nachfragens an. Indem wir nachfragen, symbolisieren wir unserem Gegenüber, ihm zuge hört zu haben, seine Einwände und Äußerungen ernst zu neh men und zu überdenken. Wir er öffnen uns selbst durch das ge zielte Nachfragen die Möglich keit, den Inhalt einer Aussage differenzierter wahrnehmen und so verstehen zu können. Wir erhalten zusätzliche oder detailliertere Informationen, die uns erlauben, situationsgerecht zu agieren oder zu reagieren. Da rüber hinaus gewinnen wir Zeit, unsere Gedanken zu ordnen und unsere Reaktion auf die Äuße rung zu überlegen, ohne da bei selbst emotional zu werden. Im Gegenzug fordert Nachfragen auch unser Gegenüber da zu auf, seine Äußerungen nochmals zu überdenken, zu präzisieren und zu konkretisieren. Das führt den Gesprächspartner zurück in ei ne sach liche, argumentative Ebene. Es existieren verschiedene Ar ten des Nachfragens, welche situa tionsbezogen eingesetzt werden können: • Paraphrasieren: „Wenn ich Sie richtig verstanden habe, mei nen Sie …?“ • Direktes Nachfragen: „Was mei nen Sie genau, wenn Sie sagen, dass …?“ • Empathie: „Es scheint Sie sehr aufzuregen(, dass) ...?“ So macht Kindern Zähneputzen Spaß Neue goDentisApp „ZahnHelden“ motiviert Kinder zum Zähneputzen. • Gegenfrage: „Welche Alter nativlösung ziehen Sie in Be tracht?“ • Harmlos getarnte Verständnis fragen: „Was ich noch nicht so ganz verstanden habe, wäre …?“ Schlussfolgerung Gute Vorbereitung sowie ein ak tiver, strukturierter und infor mierter Moderator geben den Rahmen eines konstruktiven Meetings vor. Den Rahmen zu fül len, ist Aufgabe der Teilnehmer. Kommunikationsregeln, welche für Respekt, Klarheit und Offen heit sorgen und das Verhindern emotionaler Aufladung durch die Technik des Nachfragens berei ten einen entscheidenden Mehr wert an Sitzungskultur. So ge hören ineffiziente und zeitver schwendende Sitzungen endlich der Vergangenheit an – das Mee ting wird ein voller Erfolg. Kurzvita Stefan Häseli [Autoreninfo] Adresse Stefan Häseli Atelier Coaching & Training AG Neuchlenstr. 44a 9200 Gossau SG Schweiz Tel.: +41 71 2602226 Fax: +41 71 2602227 info@atelier-ct.ch www.atelier-ct.ch Kinder zum Zähneput zen zu bringen, ist für viele Eltern eine Heraus forderung. Auch der Hin weis des Zahnarztes wäh rend der halbjährlichen Kontrolluntersuchung ist nur ein Tropfen auf dem heißen Stein. Wichtig ist, dass schon in jungen Jah ren Zähneputzen zur Rou tine wird. Das Qualitätssystem go Dentis hat eine App he rausgegeben, mit der Kin der spielerisch zur Routine beim Zähneputzen ge langen. In der HandyApp gen. In der HandyApp „ZahnHelden“ motiviert „ZahnHelden“ motiviert Cowboy Kai junge Zähne Cowboy Kai junge Zähne putzer zur gründlichen putzer zur gründlichen Zahnreinigung. Auch für El tern ist die App interessant. Der ZahnHeldenRatgeber zeigt Eltern, wie Kinderzähne richtig gepflegt werden. An ders als bei einigen anderen Anbietern funktioniert die App mit jeder Zahnbürste. Die App ist kostenfrei im Google Play Store und App Store erhältlich. Routine beim Zähneputzen Eltern und Zahnärzte sind sich einig, dass eine gute Mundpflege bei Kindern wich tig ist. Verantwortlich für die Mundgesundheit ih rer Kin der sind die Eltern. Um das zu gewährleisten, müssen sie selbst wissen, wie die tägli che Mundhygiene richtig durch geführt wird. Aufgabe des Zahn arztes und seines Teams ist die Aufklärung über die korrekte Putztechnik und die Notwen digkeit der Prophylaxe. Zahnputz-App „ZahnHelden“ zur Patientenkommunikation nutzen Mit der App ZahnHelden unter stützt das Qualitätssystem go Dentis Zahnärzte bei der Kom munikation mit dem Patienten. „Ein Zahnarzt, der nicht nur eine Zahnbürste verschenkt, sondern dazu rät, regelmäßig ein Handy spiel zu spielen, wird bei seinen kleinen Patienten und deren Eltern in positiver Erinnerung bleiben“, sagt Katrin Schütterle, Kommunikationsexpertin bei goDentis, „und zu so einem coolen Zahnarzt geht man gern wieder.“ Zum Herunterladen der App einfach den QRCode scannen. Wei tere Informationen zum Qualitätssystem goDentis auf www.godentis.de Adresse goDentis – Gesellschaft für Innovation in der Zahnheilkunde mbH Scheidtweilerstraße 4 50933 Köln Tel.: 0221 578-6514 Fax: 0221 578-4238 info@godentis.de www.godentis.de