8 | PRAXISMANAGEMENT Nr. 2 | April 2012 Motivation auf derselben Hierarchieebene Wie der Parodontologe sich selbst und die Mitarbeiterinnen motiviert – dazu gibt es zahlreiche Tipps. Was aber, wenn eine Mitarbeiterin ihre Kolleginnen zu besseren Leistungen motivieren will? Weil sie zwar nicht offiziell, aber de facto im Team eine führende Rolle innehat? Oder weil sie sich verantwortlich fühlt für bessere Ergebnisse in der Patientenkommunikation? Aufgabe des Parodontologen ist es, ein Betriebsklima und eine Arbeitsatmosphäre herzustel- len, in der leistungsbereite Mit- arbeiterinnen die Möglichkeit nutzen können, andere mitzu- ziehen und anzustacheln. Denn so steigert er nicht nur die Ar- beitsproduktivität – nein: Er sorgt zugleich für seine eigene Entlastung und reduziert seinen Stressfaktor. Bei der Motivation „unter seines- gleichen“ gelten andere Regeln als bei der Motivation durch eine Führungskraft. Denn bei der Motivationsarbeit auf der- selben Hierarchieebene kommt will, wird die „Motivatorin“ schnell als jemand wahrgenom- men, der sich auf Kosten der an- deren profilieren möchte und sich ein Recht anmaßt, das er nicht hat. Es ist mithin Vorsicht geboten, damit die gute Absicht nicht zu Negativergebnissen führt. Mit produktivem Feedback motivieren Nehmen wir an, die Praxismit- arbeiterin Katrin Schmidt agiert im Team formal als Gleiche unter Gleichen – und trotzdem in etwas s r u c r A i r u Y , m o c . k c o t s r e t t u h s . w w w : o t o F es häufig vor, dass sich die Kolle- gin bevormundet glaubt – insbe- sondere dann, wenn es um Ver- änderungen auf der Verhaltens- ebene geht. Wenn eine Kollegin zum Beispiel beobachtet, dass die anderen Praxismitarbeite- rinnen lustlos agieren und sie zu besseren Leistungen anstacheln Information So fördert und unterstützt der Paro- dontologe die Motivation unter den Mitarbeiterinnen (cid:129) Arbeitsatmosphäre verbessern: Von Vorteil ist es, wenn in der Praxis ein Klima herrscht, in dem die Motivation durch die Kollegin als Versuch ange- sehen wird, gemeinsam erfolgreich zu sein. (cid:129) Coachingkompetenz entwickeln: Der Parodontologe erwirbt die Fähigkeit, diejenige Leistungsträgerin, die zur „Kolleginnenmotivation“ willens und fähig ist, zu unterstützen. (cid:129) Meeting veranstalten: In einem Teammeeting erläutert der Arzt den Nutzen der Motivationsarbeit auf gleicher Hierarchieebene – für das Team, für die Führungskraft und vor allem die Praxisentwicklung und die Patienten. (cid:129) Er stellt klar, dass jene Leistungsträ- gerin in seinem Sinn handelt und ver- weist darauf, dass es auch für die an- deren Mitarbeiterinnen möglich ist, jene Motivationsarbeit zu verrichten. (cid:129) Der Parodontologe bespricht mit jener Leistungsträgerin die konkrete Vorgehensweise. hervorgehobener Position. Je- der weiß, sie ist eine Leistungs- trägerin und nicht zuletzt des- halb „die rechte Hand“ des Paro- dontologen. Er erwartet von ihr, dass sie die Initiative ergreift und Verantwortung übernimmt. Wenn sie nun klare Anzeichen dafür hat, dass die Kolleginnen durchaus in der Lage wären, bes- sere Leistungen zu bringen, be- spricht sie dies am besten zu- nächst einmal mit dem Parodon- tologen. Denn eigentlich ist die Motivationsarbeit eine Aufgabe der Führungskraft. Falls sich der Parodontologe jedoch dazu entschließt, die Mo- tivationsarbeit zu delegieren, muss er dem Team den Schmidt- Status verdeutlichen und klar- stellen, dass die rechte Hand das Recht und die Legitimation hat, das heikle Motivations- thema anzusprechen. Zudem diskutiert er mit der Leistungs- trägerin aus, wie weit deren Be- fugnisse gehen. Trotz dieser Legitimation ist es ratsam, dass Katrin Schmidt mit Fingerspitzengefühl und Sensibilität vorgeht, um in der Beziehung zu den Kolleginnen nicht unnötig Porzellan zu zer- schlagen. So ist es zum Beispiel klug, wenn sie betont, ein pro- duktives Feedback vor allem in fachlicher Hinsicht geben zu wollen. So verdeutlicht sie den anderen Praxismitarbeiterinnen: „Es geht mir darum, euch dabei zu unterstützen, erfolgreicher zu arbeiten und bessere Ergeb- nisse zu erzielen.“ Zu den Selbstverständlichkei- ten der Kolleginnenmotivation gehört es, sich ein deutliches Bild von der Situation zu ver- schaffen und den Gründen, wa- rum zum Beispiel bei der Kolle- gin im Empfangsbereich „Poten- zial nach oben“ vorhanden ist, auf die Spur zu kommen. Katrin Schmidts Motivationsarbeit führt nur dann zu den erwünschten Resultaten, wenn sie den indi- viduellen Ursachen bei jeder Kollegin mit individuellen Hilfs- maßnahmen begegnen kann. Die Kolleginnen müssen spüren, dass sie ihnen helfen will. An- sonsten bauen sie eine Abwehr- haltung auf. Auf positive Verpackung achten Motivation unter gleichgestell- ten Kolleginnen läuft immer Gefahr, als angemaßte Kritik interpretiert zu werden. In unse- rem Beispielfall sollte Katrin Schmidt prüfen, welche Einstel- lung eine Kollegin dazu hat. De- finiert sie selbst gutmeinte Ver- besserungsvorschläge als Versu- che, sie bloßzustellen? Wertet sie das Vorgehen als Einmischung oder gar als Angriff? Dann ist größte Vorsicht geboten. Katrin Schmidt sollte ihre Motivations- versuche mit einem ehrlichen Lob verbinden, der Kollegin also zunächst ihre Anerkennung für geleistete Arbeit zollen. Erst dann kommt sie auf etwaige strittige Punkte zu sprechen. Mit anderen Worten: Sie verpackt die Kolleginnenansprache mög- lichst positiv. Falsch wäre es zu sagen: „Warum läuft in letzter Zeit bei deinen Terminvereinbarungen so viel schief?“ Und das vielleicht auch noch im Kreis der Kolleginnen. Die Angesprochene fühlt sich dann natürlich angegriffen. Konstruktiver ist es, sie auf die Seite zu nehmen und unter vier Augen zu argumentieren: „Mir fällt in letzter Zeit auf, dass du Probleme hast bei <konkrete Situation nennen>. Was hältst du davon, zukünftig <Verbes- serungsvorschlag nennen> ...?“ Entscheidend ist mithin, mit der Kollegin ins Gespräch zu kom- men und dabei zu erfahren, was sie bei der Entfaltung ihrer Leis- tungspotenziale hemmt, um als- dann anzubieten, gemeinsam auf die Suche nach einer Lösung zu gehen. Mit Fakten und Sensibilität überzeugen Motivatorin Schmidt sollte da- her darauf achten, bei ihrer Mo- tivationsarbeit nie im Allgemei- nen zu verbleiben, sondern ihre Äußerungen auch zu belegen: Sie benennt also immer den kon- kreten Grund, der sie veranlasst, als Motivatorin aufzutreten. Sensibilität ist vor allem im sprachlichen Bereich vonnöten. Keineswegs darf der Eindruck entstehen, es gehe um Zurecht- Der Parodontologe traut es ihr zu, das Team zu motivieren. Das Bewusstsein, all dies nicht zur Profilierung der eigenen Person zu tun, sondern um die Praxis weiterzuentwickeln, sollte für sie Grund genug sein, in ihren Motivationsbemühungen nicht nachzulassen. s r u c r A i r u Y , m o c . k c o t s r e t t u h s . w w w : o t o F weisung oder die Absicht, den Charakter der Kollegin zu beein- flussen. Wichtig ist es, im Ge- spräch viele Fragen zu stellen, um die Kollegin eventuell zur eigenen Einsicht zu bewegen, etwas ändern zu müssen: „In letzter Zeit lassen wir in unseren Arbeitsergebnissen nach. Woran könnte das deiner Meinung nach liegen? Was kann jeder von uns, auch du und ich, dazu beitragen, dies zu ändern?“ Für gute Vorbereitung sorgen Katrin Schmidt bereitet ihre Mo- tivationsarbeit intensiv vor. Sie fragt sich, welche Wirkung sie bei einer Kollegin erzielen will und welche Schritte dazu not- wendig sind. Überdies berück- sichtigt sie dabei die persönliche Beziehung, die sie zu ihr unter- hält. Denn wenn das Verhältnis zu der Kollegin am Empfang ohnehin angespannt ist, wird es schwierig für sie, erfolgreiche Motivationsarbeit zu leisten. Wenn die Kollegin auf Katrin Schmidts Intervention harsch und unsachlich zu reagieren droht, ist es unbedingt notwen- dig, sich ganz und gar auf die Faktenebene zu beschränken und sachlich die Folgen darzule- gen, die eintreten, wenn es mit der Demotivation so weitergeht. Und eventuell muss doch noch der Parodontologe hinzugezo- gen werden. Katrin Schmidt muss sich zudem mit ihrer Rolle und Aufgabe aus- einandersetzen und identifizie- ren. Entscheidend ist, dass sie die Herausforderung annimmt und sich selbstbewusst sagt, nicht ohne Grund mit dieser Auf- gabe beauftragt worden zu sein: Neben den Gesprächen mit dem Parodontologen kann sie sich überdies Hilfe von außen holen: Dazu tauscht sie sich mit Men- schen aus, die ähnliche Erfah- rungen gesammelt haben. Autor Dr. Wolfgang Schmehl ist Zahnarzt, Praxis-Coach und Initiator der ZahnRat® GmbH. Die Unternehmensberatung für die zahnärztliche Praxis ZahnRat® bietet ein individualisierbares Komplettpaket an: von der Anfangsberatung und Praxis- analyse über Seminar- und Coaching- angebote bis zur Planung und Durchfüh- rung langfristiger Entwicklungskonzepte. Dr. Wolfgang Schmehls Überzeugung ist: Gesteigerter wirtschaftlicher Praxiser- folg und ein Zugewinn individuell defi- nierter Lebensqualität für die Praxisinha- ber sind Folge einer konsequenten Um- setzungshilfe bei der Realisierung der je- weiligen Praxisentwicklungskonzepte. Adresse ZahnRat® GmbH Unternehmensberatung für Zahnärzte Bahlmannstraße 6 48147 Münster Tel.: 0251 3972972 zahnrat-gmbh@hotmail.com www.zahnrat.com