10_Wirtschaft Fortsetzung von Seite 8 ger die Fehler bei Rechtschrei- bung und Zeichensetzung. Mehr ins Gewicht fällt die schlechte Angewohnheit,alles abzukürzen. Dies führt zu Un- verständlichkeit und Entindi- vidualisierung des Schreib- stils und zuweilen zu Missver- ständnissen, die vermieden werden könnten, wenn mehr Sorgfalt auf die Formulierun- gen verwendet würde. Bei Antwortbriefen wird häu- fig gar die Anrede und jede Form der Höflichkeit verges- sen – dabei liest sich ein „Ei- nen schönen guten Tag, lieber ...“ doch so angenehm. Der Wunsch, bei den E-Mails Zeit zu sparen, hat eher negative Folgen. Und darum sollte sich der Laborinhaber – ganz inef- fektiv – bei seinen Mails etwas mehr Zeit lassen. Mail-Schneeballsystem verhindern Bevor wir Gedanken nieder- schreiben, überlegen wir uns sie zumeist sehr gut. E-Mails allerdings verführen dazu, schnell etwas in den PC „hi- neinzuhacken“ und flugs zu versenden.Die erwähnte Sorg- fältigkeit der Formulierungen bleibt auf der Strecke. Wenn der Laborinhaber so vorgeht, droht die Gefahr, dass der Adressat und er aneinander vorbei schreiben. Und im Gegensatz zum Gespräch hat der Laborinhaber nicht die Möglichkeit, etwas rasch klar- zustellen. Die Folge: Klarstel- lungen über Klarstellungen, ANZEIGE Mails über Mails. Und darum gilt in diesem Fall: Mehr Zeit zu investieren, spart Zeit! Das beginnt schon bei der Überlegung, ob es wirklich notwendig ist, eine Mail zu verfassen. Eben weil dies so schnell geht, wird so manche überflüssige Nachricht auf die Reise geschickt – und der Adressat sieht sich dann ebenfalls bemüßigt, zu ant- worten. Ein Mail-Schnellball- system setzt sich in Gang, das einfach nur Zeit stiehlt – den Adressaten und dem Labor- inhaber. Die E-Mail als Brief Laborinhaber und Mitarbei- ter sollten darauf achten,dass sie in ihrer Kommunikation nach innen und nach außen gewisse E-Mail-Spielregeln einhalten. Es spart Zeit und verhindert peinliche Situati- onen, wenn ein interner E-Mail-Knigge entworfen wird, in dem diese Spielre- geln definiert sind. Wie aber könnte ein solcher Knigge ausschauen? Die Idee: Zumeist ist es so, dass das, was beim offiziellen Brief Berücksichtigung findet, beim Schreiben der Mail fahrlässig vernachlässigt wird, etwa das gründliche und verständliche Formulieren. Und dieser Zu- sammenhang birgt die Lösung in sich: Die Grundlage einer ge- pflegten Mail-Kommunikation ist die Einstellung – und zwar die zu Gesprächspartner und Medium. Das Laborteam erarbeitet sich die Einstellung, der E-Mail denselben Stellenwert einzu- räumen wie dem Brief. Bei diesem achten wir automatisch auf Fehler- freiheit und ein über- zeugendes, angeneh- mes äußeres Erschei- nungsbild, kurz: Wir schreiben empfän- gerorientiert – das fängt bei Anrede und Abschlussformel an und hört beim ge- nauen Formulieren noch lange nicht auf. „Welche Anrede würde ich wählen,wie den Text verfas- sen, handelte es sich um einen Brief?“: Sich diese Frage vor und während der Mail-Korres- pondenz zu stellen, hilft, auch die elektronischen Briefe in ei- nem höflichen, sachlichen und seriösen Stil zu verfassen und zum Beispiel das anbiedernde, burschikose „Hallo, Frau/Herr …“ zu vermeiden. Ausnahme: Die Beziehung zum Ge- sprächspartner gestattet dies. Denn natürlich kann und soll ein Freund, Bekannter oder Nr. 2 | Februar 2009 | www.zt-aktuell.de langjähriger Partner und Kunde auf einer anderen Ebene angesprochen werden als eine Person, mit der • die Mail mit einem indivi- duellen Gruß zu be- enden. schnell ist die Versand-Taste be- dient. Man hat schlam- pig formuliert – und merkt es erst, wenn der Text in die Wei- ten des World Wide Web ver- schickt worden ist: „Das habe ich eigentlich ganz anders gemeint …“ Jetzt lässt sich der Inhalt nicht mehr zurück- nehmen; was zuweilen folgt, ist ein Mail-Krieg, der durch ein Missverständnis ins elektronische Leben gerufen worden ist. Daher ist dem Laborinhaber zu empfehlen, mit den Zahntechnikern und festzulegen, Mitarbeitern dass gerade im internen Mailverkehr der Inhalt der Post sorgfältig überprüft wird, damit jeder so verstan- den wird, wie er verstanden werden möchte. Literatur – Wedmann, Bärbel: Geschäfts- briefe geschickt formulieren. Walhalla Verlag 2005 – Seiwert, Lothar J.: Noch mehr Zeit für das Wesentliche. Ariston Verlag 2006 Adresse Alfred Lange medizinisches dienstleistungs- centrum medicen Augustusburger Str. 331 09127 Chemnitz Tel.: 03 71/7 25 43 36 Fax: 03 71/7 25 43 40 E-Mail: a.lange@medicen.de www.medicen.de Kurzvita • den Inhalt elektroni- schen Post logisch und der stringent darzubieten. • auf Stilmittel wie Ironie und Sarkasmus zu verzichten. Denn wie beim Brief fehlen dem Mailschreiber die Stimme und der nonverbale Ausdruck, sodass ironische Anmerkungen rasch zu Missverständnissen führen können. • sich vor dem Versand die Mail noch einmal in Ruhe durchzulesen, um „in letzter Sekunde“ flapsige und miss- verständliche Formulierun- gen oder Fehler korrigieren zu können. Lockere interne Regeln Bei der „laborinternen“ Kom- munikation gelten etwas lo- ckerere Regeln als beim ex- ternen Mailverkehr. Die eine oder andere Konvention, die der Höflichkeit geschuldet ist, darf unter den Tisch fal- len. Trotzdem sollten in dem Mail-Meeting auch interne Umgangsregeln festgelegt werden. So ist es ein Unding, wenn sich Menschen – und das gilt für den Laborinhaber und die Mitarbeiter –, die räumlich dicht beieinander sitzen, andauernd Mails zu- senden, statt sich mündlich auszutauschen. Immerhin transportieren wir über Sprache und Stimme Ge- fühle und überdies Informa- tionen. Wohl jeder intensive Mail- Nutzer hat schon einmal eine Post versendet, ohne die Folgen zu bedenken. Allzu zum ersten Mal ein Mail-Austausch stattfindet. Bedenkenswert ist: Der Emp- fänger merkt es der Mail an, ob der Laborinhaber ein we- nig Zeit und Gedanken- schmalz investiert hat, um IHM – und niemand anderem – einen individuellen Brief zu schreiben, und bereit war, ein paar Minuten seiner wertvol- len Zeit zu opfern. Auch hier ist es durchaus erlaubt, zwi- schen den Adressaten zu unterscheiden – so gehen wir in aller Regel auch im norma- len Briefverkehr vor. Bei dem Laborinhaber, mit dem man den kollegialen Austausch pflegt, darf und sollte der Schreiber mehr Zeit und For- mulierungskunst aufbringen als etwa bei der Beantwortung der Anfrage des Veranstalters des nächsten Kongresses. Mail-Regeln festlegen Schließlich können Laborin- haber und Mitarbeiter in ei- nem „Mail-Meeting“ festle- gen, dass es zum guten Ton gehört, • mithilfe einer aussagekräf- tigen Betreffzeile zu ver- deutlichen, worum es in der Mail geht. Der Empfänger muss beurteilen können, ob und wann er sie öffnen und lesen soll. • eine höfliche und dem Adressaten angemessene Anrede zu verwenden. Info Das Wichtigste im Überblick – So korrespondiert der Laborinhaber rationell: }Posteingang an Mitarbeiter delegieren }Nur den wichtig(st)en Schriftverkehr selbst bearbeiten }Auf den individuellen Gebrauch im Dentallabor abgestimmte Muster- formulare und Kurzbriefe entwickeln }Zielgruppenspezifische Musterbriefe entwickeln }Bei Faxen nur Formulare/Briefe nutzen, die eine Seite lang sind }Durch handschriftliche Anmerkungen auf Briefen, die an den Absender zu- rückgefaxt werden, schnell reagieren }Persönlich-private Korrespondenz persönlich und individuell gestalten }Mit Mitarbeiterteam Spielregeln (E-Mail-Knigge) für den externen und Info Weitere Möglichkeiten, rationell zu arbeiten, um Zeit zu sparen: Der Laborinhaber geht rationell vor, indem er: }feststellt, welche seine größten Zeitfresser sind (Telefon, unerwartete Termine, Besprechungen, Papierkram) }eine Störquellenanalyse durchführt: Er notiert eine Woche lang, welche Zeitdiebe ihm immer wieder begegnen. Danach überlegt er, wie er die Zeitdiebe bekämpfen kann. }ähnliche Aktivitäten bündelt und im Block bearbeitet }den Schreibtisch so organisiert, dass wichtige Dinge sofort griffbereit sind }eine störungsfreie Zone schafft („stille Stunde“) Alfred Lange Der Autor ist Leiter des medizi- nischen dienstleistungscentrums medicen in Chemnitz. Er hat sich unter anderem darauf spezialisiert, Arztpraxen und Dentallabore bei der Weiterentwicklung und dem Aufbau effektiver Arbeitsstrukturen zu beraten und zu unterstützen. In den individuell aufgebauten Semi- naren und Coachings nutzt der Trai- ner das sogenannte Intervalltrai- ning. Kieferorthopäden, Ärzte und Laborinhaber sowie deren Mitarbei- ter lernen in bis zu zwölf Seminarin- tervallen, die zumeist einen halben oder einen ganzen Trainingstag dau- ern, ihre persönlichen Management- fähigkeiten zu erweitern. Dabei er- lernen die Teilnehmer auch den pro- fessionellen Einsatz etablierter Ins- trumente der Mitarbeiterführung.