8 | www.zt-aktuell.de WIRTSCHAFT Nr. 9 | September 2011 Zeitmanagement 3.0 – Erfolgsgeheimnis Effizienz Ob selbstständiger Zahntechniker in einem Praxislabor, Führungskraft in einem Großlabor oder Chef eines kleinen Dentalteams: Zeitmanagement ist ein ernstes Geschäft! Tatsächlich ist das Verwandeln von Zeit in Geld sogar das wichtigste Geschäft für uns alle. Viele Zahntechniker arbeiten mit einem veralteten Zeitmanagement. Unser Tag könnte inzwischen gut und gerne 48 Stunden haben, ohne dass wir es schaffen würden, alles zu erledigen. Mit dem über einem Jahrzehnt zu- rückliegenden Ausspruch „Effi- zienz ist keine Frage von Zeit. Nur Dummköpfe machen Überstun- den“, wird der amerikanische Automobil-Manager Lee Lacocca auch heute noch gerne zitiert. Inzwischen hat jedoch der per- manente Wandel in Gesellschaft und Wirtschaft dazu geführt, dass wir zunehmend komplexere Auf- gaben zeitgleich mit der einher- gehenden Informationsüberflu- tung zu bewältigen haben. Unsere zeitliche Belastung gelangt dabei immer mehr an ihre Grenzen: Anrufe, E-Mails, Live-Chats, Facebook, Werbebanner, Satelli- ten-TV, Events, persönliche Nach- richten, Einladungen, Meetings, ANZEIGE Edelmetalle kaufen: Edelmetall-Handel.de ESG Edelmetall-Service GmbH&Co.KG Info-Tel: 07242-5577 Edelmetalle verkaufen: Scheideanstalt.de Freundschaftsanfragen, XING, MMS, SMS oder Twitter … – die Auswahl der möglichen Ablen- kungen steigt in bislang unge- ahnte Dimensionen. Im gleichen Maß nimmt die Anzahl der Tools zu, die uns dank verändernder Kommunikationstechnik Zeit- ersparnis versprechen: Smart- phone, Laptop, Blackberry, Digi- talkamera, Festplattenrekorder, iPad, Diktiergerät, Netbook, HD- Video-Cam, MP3-Player, Soft- ware … Dadurch entstehen völlig neue Möglichkeiten, um Zeit pro- duktiver zu nutzen und Aufgaben schneller zu erledigen als je zuvor. Auf zwei Ebenen ansetzen Doch hat dies zu mehr frei ver- fügbarer Zeit geführt? Konnte da- durch die Lebensqualität maß- geblich gesteigert werden? Die Antwort wird in den meisten Fäl- len „Nein“ lauten. So bleibt nur die ernüchternde Erkenntnis: Nach wie vor haben wir jeden Tag nur 24 Stunden Zeit. Dies ist die einzige Konstante in einer sich rasant verändernden Arbeitswelt. Die Fähigkeit und die Notwendig- keit, dieses knappe Gut Zeit ef- fektiv einzusetzen, entscheiden heute mehr denn je über den Er- folg. Doch zu viele Anforderun- gen, Aufgaben und Aktivitäten fordern unsere ganze Aufmerk- samkeit. Informationsüberflu- tung, komplexere Arbeitsumfel- der und steigender Wettbewerbs- druck sorgen dafür, dass nur der Schnellste das Rennen macht. Doch in dem Maße, in dem unsere Belastbarkeit steigt, sinkt unsere Lebensqualität. Die Frage lautet: Wie kann ein Dentallabor mit dieser Entwicklung Schritt halten und das erforderliche Tempo ge- hen, ohne dass dabei die Lebens- qualität aller Beteiligten zu kurz kommt? Kaum jemand wird sich rückblickend am Ende seines Lebens wünschen, er hätte mehr Zeit im Labor oder mit dem Be- antworten von E-Mails im Büro verbringen sollen. Umso wichti- ger ist es, dass ein neues Zeitma- nagement auf zwei Ebenen an- setzt: (cid:129) Im unternehmerischen Be- reich, sprich Labor, geht es um eine Steigerung der Produkti- vität, um durch Geschwindig- keit Wettbewerbsvorteile zu erzielen. (cid:129) Im persönlichen Bereich geht es um mehr gewonnene Zeit zur Steigerung der individuel- len Lebensqualität. Im Detail umfasst die innovative und zukunftsweisende Zeitmana- gementstrategie folgende sechs Bestandteile: 1. Fokus: Ehrgeizige Zielsetzung und maximale Konzentration 2. Limit: Gründliche Filter und konsequente Delegation 3. Result: Klare Ergebnisorientie- rung und unternehmerische Produktivität 4. Speed: Beeindruckende Ge- schwindigkeit und unfehlbare Systematik 5. Life: Gewinnbringende Einstel- lung und persönliche Produkti- vität 6. Action: Sofortige Anwendung und praktische Umsetzung Eines funktioniert heute nicht mehr: Ein Dentallabor mit ge- wöhnlichen und dazu häufig noch veralteten Zeitmanagementtech- niken zu führen. Auch die Devise „Wenn du es eilig hast, gehe lang- sam“ hilft nicht wirklich weiter. Denn bei Laboren, die nicht schnell genug sind, geht der Zahn- arzt und damit auch der Patient einfach zum Wettbewerber. Auf der anderen Seite gilt: Wenn wir die Dinge, die wir tun müssen, schneller erledigen, dann bleibt uns für die Dinge, die wir gerne tun, umso mehr Zeit. Gründe ge- nug also, um das Zeitmanage- ment 3.0 mit Leben zu erfüllen und dadurch in kürzerer Zeit nicht nur bessere Ergebnisse zu erzielen, sondern vor allem auch mehr Lebensqualität zu gewin- nen. Ein Interview über die neuen Lösungsansätze von Zeitmanagement 3.0 Wir befragten den Autor des Bei- trages Effizientertainer® Martin Geiger zu seiner Methode Zeit- management 3.0, mit der Men- schen in der Lage sein sollen, die Herausforderungen der Zu- kunft in Sachen Zeitmanagement schon heute erfolgreich anzuge- hen. Herr Geiger, Sie beschäftigen sich bereits seit vielen Jahren mit der Produktivität des Menschen und der Effizienz von Unterneh- men. Mit welchen Zeitproblemen haben Menschen heute denn ver- stärkt zu kämpfen? Müssen wir andere Herausforderungen lösen als vor zehn Jahren? Und wie ge- hen wir damit um? Die Herausforderungen sind in den letzen Jahren um ein Viel- faches angewachsen. Wenn man bedenkt, dass Facebook gerade erst seinen 7. Geburtstag gefeiert hat: Wie viel Zeit haben Sie in der letzten Woche mit der Pflege virtueller Freundschaften ver- bracht? Gleichzeitig sind die Schwierigkeiten, die wir bereits vorher mit unserer Zeit hatten, nicht weniger geworden. Inzwi- schen hat heute in Deutschland fast jeder Mensch ein Handy und die meisten davon können auch fotografieren. Gleichzeitig haben wir natürlich eine Digitalkamera. Mit vielen technischen Neuerun- gen gehen auch neue Probleme einher: Die meisten von uns ha- ben einen Ordner auf dem PC, in dem sich all die digitalen Fotos befinden, die wir irgendwann ein- mal benennen, sortieren oder ausdrucken wollen, wenn wir mehr Zeit haben. Doch dieser Au- genblick kommt nie. Denn nach wie vor wartet in irgendeiner Schrankecke immer noch die Kiste mit den Urlaubsfotos dar- auf, von uns sortiert und in ein Album geklebt zu werden. Mit dem iPhone laden wir Apps her- unter, die das Smartphone selbst zu einem ernst zu nehmenden Zeitdieb machen und zu 90 Pro- zent nicht mehr als ein Mal eingesetzt werden. Das heißt, die Summe der zu bewälti- genden Herausforderungen steigt heutzutage rapide an, ohne dass ein Ende in Sicht wäre. Wie gehen wir damit um? Die Antwort auf diese Frage wird zunehmend über unseren künftigen Erfolg entscheiden. Eine mögliche Antwort könnte beispielsweise lauten: durch Aus- blenden und Aufschieben. Beides keine sehr Erfolg versprechen- den, aber inzwischen beinahe le- bensnotwendigen Strategien. Das Thema Zeit beschäftigt die Menschen seit jeher. Was ver- stehen Sie unter Zeitmanage- ment 3.0? Gibt es da tatsächlich völlig neue Erkenntnisse? Wenn Sie morgen bessere Ergeb- nisse erzielen wollen, dürfen Sie heute nicht mit einem Zeitma- nagement von gestern arbeiten. Das Zeitmanagement der ersten Generation bestand aus den alt- hergebrachten, und zum Teil nach wie vor bewährten Bausteinen, wie beispielsweise dem Anferti- gen von To-do-Listen oder dem Setzen von Prioritäten. Diese Listen wurden früher mal auf Pa- pier gebracht, später in lederge- bundene Zeitplansysteme notiert und werden heute überwiegend digital verwaltet. Das hat zwar weniger mit Innovation als in erster Linie mit den persönlichen Vorlieben des Anwenders zu tun, dennoch meinen viele, alleine mit der Wahl der Werkzeuge sei man in puncto Zeitmanagement auf dem neuesten Stand. Das Zeit- management der zweiten Gene- ration war dann die logische Kon- sequenz aufgrund der zunehmen- den Überforderungen im Zeit- alter der Informationsüberflu- tung. Mancher Zeitmanagement- experte propagierte plötzlich den Minimalismus als kommenden Gegentrend. In diese Zeit fallen die Veröffentlichungen von Buch- erfolgen wie „Simplify your life“ oder „Wenn du es eilig hast, gehe langsam“. Hier wird die Hoffnung genährt, verlorene Lebensqua- lität durch Entschleunigung zu- rückzugewinnen. Unternehmer, die diesem Credo gefolgt sind, mussten jedoch schnell feststel- len, dass, wenn sie sich dafür ent- schieden, langsam voranzuge- hen, ihre Kunden es einstweilen vorzogen, zu einem schnelleren Wettbewerber abzuwandern. Deshalb war die Zeit reif für einen neuen Ansatz: Im Zeitmanage- ment 3.0 werden diese beiden nur scheinbar konträren Punkte auf einzigartige Weise miteinander kombiniert: Wenn ich die Dinge, die ich erledigen muss, so schnell wie möglich erledige, habe ich für die Dinge, die ich gerne mache, umso mehr Zeit. Dabei zieht ein nachhaltiges Zeitmanagement 3.0 im unternehmerischen Ansatz nicht nur die eigene Zeitverwen- dung in Betracht: Wenn wir unter- stellen, dass nicht nur wir immer weniger Zeit zur Verfügung ha- ben, sondern diese Entwicklung auch unsere Kunden betrifft, stellt dies eine signifikante Verände- rung in der Wahrnehmung und der Wertschätzung von Zeit gene- rell dar. Sie haben in Ihren Coachings mit vielen Menschen zu tun, die wahrscheinlich ähnliche Pro- bleme haben. Welche grundsätz- lichen Fehler machen Menschen im Umgang mit der Zeit? Es sind nicht die großen, massiven und offensichtlichen Fehler, die man ohnehin nur bei „den ande- ren“ findet. Vielmehr ist es die Viel- zahl kleiner Fehlentscheidungen, die sich am Ende zu einem statt- lichen Defizit summieren. Wie oft werden wir mehrfach von unse- rem wichtigsten Projekt abge- lenkt, weil das Telefon klingelt, wir nur mal schnell unser E-Mail- Postfach überprüfen oder ein Mit- arbeiter bzw. Kollege nur eine kurze Frage hat. Am Ende waren wir so zwar den ganzen Tag be- schäftigt, dabei aber kaum pro- duktiv und fallen abends völlig erschöpft, aber unzufrieden ins Bett. Und was raten Sie ihnen, um diese Fehler zu vermeiden? Zunächst einmal ist eine klare Zielsetzung erforderlich. Woran sonst könnte man sinnvolle Zeit- verwendung messen, wenn nicht an der Frage, ob sie uns unseren wichtigsten Zielen näher bringt? Dazu kann es sehr hilfreich sein, sich den Wert seiner Zeit bewusst zu machen. Wer weiß schon tat- sächlich, was eine Minute seiner Zeit wert ist. Die Fähigkeit, „Nein“ zu sagen und sich gegen Ablenkungen abzuschirmen, spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Natürlich gibt es kon- krete Tipps, alles entschei- dend ist am Ende jedoch im- mer die praktische Umset- zung: Denn oft wissen wir genau, was wir tun müssen, aber handeln nicht danach. Wir benötigen eine Änderung der per- sönlichen Einstellung, bevor wir die Prozesse am jeweiligen Ar- beitsplatz und in den Unterneh- men in Angriff nehmen können. Denn nach wie vor begegnen wir unserem größten Zeitdieb beim Blick in den Spiegel. Vielen Dank für das Gespräch. Adresse Martin Geiger Effizientertainer® Postfach 11 01 77842 Achern Tel.: 0 78 41/68 28-60 E-Mail: info@martingeiger.com www.martingeiger.com