8 | www.zt-aktuell.de WIRTSCHAFT Nr. 12 | Dezember 2011 Urlaubszeiten: Personalengpässe und Überschneidungen vermeiden Eine gezielte und gut vorbereitete Personaleinsatzplanung für Urlaubszeiten verhindert, dass im Dentallabor Mitarbeiterengpässe entstehen. Eine langfristige Urlaubsplanung ist immer möglich, doch der Zeitpunkt, wann etwa ein Zahntechniker erkrankt, lässt sich leider nicht berechnen. Obwohl die Fehlzeitenquote in Deutschland sinkt, ist eines sicher: Der nächste Krankheitsfall kommt bestimmt. Wie kann die Mehrarbeit aufgefangen werden? Die Ferientermine stehen fest. Je- der Zahntechniker und jeder Mit- arbeiter weiß, wie viele Urlaubs- tage er hat. Das gilt auch meistens für die Zeiten, die für einen Bil- dungsurlaub oder eine Weiterbil- dung in Anspruch genommen werden. Es spricht also nichts da- gegen, die Urlaubsplanung früh- zeitig auf die Agenda eines Team- meetings zu setzen, in dem der Laborleiter und das Mitarbeiter- team gemeinsam die Termine für die schönsten Tage des Jahres fest- legen. Allerdings – es gibt auch die fol- genden Fälle: Die Sommerferien stehen kurz bevor. Der Zahntech- niker Martin Schmitter freut sich über ein Last-Minute-Schnäpp- chen und füllt den Urlaubsschein aus. Damit jedoch bringt er den Laborleiter in Bedrängnis: Just zu der Zeit, in der Herr Schmitter gen Süden fliegen will, sieht es ohne- hin knapp aus mit der Personalbe- legung im Dentallabor. Natürlich kann der Laborleiter die recht- lichen Fakten und das Bundesur- laubsgesetz sprechen lassen. Bes- ser aber ist es, wenn er die Urlaubs- planung als langfristig angelegtes Projekt definiert und gemeinsam mit den Mitarbeitern in einem Meeting überlegt, wie die Urlaubs- planung so organisiert werden kann, dass alle Mitarbeiter zufrie- den sind – und auch der Laborlei- ter. Das sollte auf der Grundlage der jeweiligen Arbeitsverträge ge- schehen, sofern dort außer der Anzahl der Urlaubstage weitere Regelungen getroffen sind. Die Urlaube frühzeitig und einvernehmlich planen Oberstes Prinzip bei der Urlaubs- regelung ist: Die Arbeitsabläufe im Dentallabor und die Kundenbezie- hungen dürfen von der Urlaubs- planung nicht in Mitleidenschaft gezogen werden. Es nutzt nichts, wenn die Urlaubswünsche aller Zahntechniker Berücksichtigung finden, aber die Beziehungen zu den Kunden leiden, weil nun einige Zahnärzte zum Beispiel zu lang auf ANZEIGE den so dringend benötigten Zahn- ersatz warten müssen. Das heißt: Der Laborleiter muss den Spagat schaffen zwischen Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Der Laborleiter sollte das Team- meeting, bei dem die Urlaubspla- nung für die nächsten Monate auf der Agenda steht, recht- und frühzeitig ansetzen. Falls möglich, plant er die Urlaubszeiten für das ganze nächste Jahr. So vermei- det er Vorkommnisse wie in dem Beispiel mit dem Zahntechniker wohl sie sich im Urlaub befindet, ist eine Zahntechnikerin bereit, halb- tags einzuspringen, weil durch eine Grippewelle gleich mehrere Kollegen erkrankt sind – das funk- tioniert aber natürlich nur, weil sie ihren Urlaub zu Hause verbringt. Verbindliche Spielregeln formulieren Bevor der Laborleiter das erste Urlaubsmeeting ansetzt, legt er – Martin Schmitter. Dazu sollte er die Beteiligten in die Entschei- dungsfindung einbinden. Warum eigentlich muss er eine Frage, die das gesamte Personal angeht, über Paragrafen klären? Ist es nicht besser für den Betriebsfrieden und die Mitarbeiterbeziehungen, wenn dies im Einvernehmen mit den Mit- arbeitern geschieht? Ein genehmigter Urlaub darf in der Regel nicht zurückgezogen werden – sogar dann, wenn ein Mit- arbeiter wegen der Krankheit ei- nes Kollegen dringend gebraucht wird. Eine einvernehmliche Rege- lung aber, zu der der Mitarbeiter sein Ja-Wort und sein Einverständ- nis gibt, ist zulässig. Darum darf vermutet werden: Wer bei den Ur- laubsregelungen immer den Kon- sens anstrebt, kann darauf hoffen, dass in einer prekären Situation auch der Mitarbeiter Entgegen- kommen zeigt, selbst wenn er vom Arbeitsrecht nicht dazu gezwun- gen wird. Konkretes Beispiel: Ob- am besten wiederum in Koopera- tion mit den Zahntechnikern – Re- gelungen für die Urlaubsplanung fest. Dazu nun einige konkrete Beispiele: (cid:129) Urlaubsanträge werden aus- schließlich über ein dafür entwi- ckeltes Formular gestellt. (cid:129) Für Urlaubsanträge gibt es eine „Deadline“. Bis zu diesem Termin müssen alle Zahntechniker ihre Anträge eingereicht haben. (cid:129) Für die Urlaubs-„Spitzenzeiten“ wird eine Mindestbelegung fest- gesetzt. Darauf basierend kann eine Urlaubssperre verhängt werden. Aber wie gesagt: Die Ur- laubsplanung erfolgt grundsätz- lich so weit wie möglich im Kon- sens. (cid:129) Für „Härtefälle“ gibt es Entschei- dungskriterien. Weil etwa Mit- arbeiterinnen und Mitarbeiter mit Kindern darauf angewiesen sind, ihren Urlaub zu bestimmten Zeiten zu nehmen, werden sie be- vorzugt behandelt, sollte es ein- mal „hart auf hart“ kommen. Vor allem die alleinerziehende Zahn- technikerin mit schulpflichtigen Kindern ist bei der Urlaubspla- nung sehr eingeschränkt und ver- dient besonderes Entgegenkom- men – auch ohne Hinweis auf das Arbeitsrecht. (cid:129) Weitere Entscheidungskriterien sind die Zugehörigkeit zum Den- tallabor, das Alter und der Famili- enstand: Verheiratete müssen den Urlaub für zwei Personen planen, während Ledige in ihrer Ent- scheidung meistens unabhängi- ger sind. (cid:129) Es muss nicht unbedingt so sein, dass zum Urlaubsstart der Korb mit der Aufschrift „Zu erledigen“ vollkommen leer ist. Allerdings sollten die wichtigen und dring- lichen Aufgaben erledigt sein, die allein vom Urlauber bearbeitet werden können. (cid:129) Wichtig ist überdies, die Aktivitä- ten der „letzten Woche“ detailliert zu planen (siehe Infokasten „Die letzte Woche vor dem Urlaub ge- nau planen“). Ein Praxistipp: Bei der Urlaubspla- nung kann der Laborleiter Soft- warepakete nutzen, mit denen sich die Fehlzeitenplanung insgesamt am PC durchführen lässt. Mit da- bei: PDF-Dateien für alle erforder- lichen Dokumente wie Urlaubsan- trag und Jahresurlaubsplanung. Checklisten einsetzen Ein wichtiges Hilfsinstrument sind ausführliche Checklisten, die für bestimmte Tätigkeiten erstellt wer- den. Der Laborleiter sollte seine Mitarbeiter anhalten, vor allem zu wiederkehrenden und routine- mäßigen Arbeitsabläufen Kurzbe- schreibungen in Checklistenform anzufertigen: Wenn die Vertretung für den Urlauber oder kurzfristig für den erkrankten Kollegen ein- springen muss, hilft die Checkliste, selbst komplexere Arbeiten, zu denen die Urlaubsvertretung über nur wenige Kenntnisse verfügt, zu erledigen. Die Checklisten sammelt der La- borleiter in einem Orga-Hand- buch. Ganz gleich, welche Formu- Information ANZEIGE Edelmetalle kaufen: Edelmetall-Handel.de ESG Edelmetall-Service GmbH&Co.KG Info-Tel: 07242-5577 Edelmetalle verkaufen: Scheideanstalt.de lare oder Musterdokumente ent- wickelt werden – eine Kopie gehört ins Orga-Handbuch. Ebenso wie alle wichtigen Informationen, die es einem Mitarbeiter erlauben, sich schnell einzuarbeiten und die Mehr- arbeit, die sich etwa durch den Krankheitsfall auftürmt, zu bewälti- gen: zum Beispiel wichtige Telefon- nummern sowie Infos zu Aufbau und Struktur von Laborprozessen. Ein weiterer Praxistipp: Der Labor- leiter und sein Team legen so immer Vereinheitlichungen fest: Wenn das Ablagesystem bei allen Mitarbei- tern und auch bei dem Laborleiter identisch ist, erleichtert dies die Auffindbarkeit von wichtigen In- formationen und Dokumenten. Vertretungsplan erstellen – und Kunden informieren Damit die Arbeitsabläufe im Den- tallabor auch während der Abwe- Die letzte Woche vor dem Urlaub genau planen Das Prinzip: Alle wichtigen Entscheidungen und Vorbereitungen werden so weit wie mög- lich auf die Tage der letzten Arbeitswoche verteilt, damit all dies nicht in den Stunden vor dem Abflug ins Urlaubsparadies erledigt werden muss: (cid:129) Wer nach dem Urlaub in seinen Posteingang schaut und dort Dutzende wichtiger E-Mails vorfindet, startet demotiviert in den Job. Darum können die Mails an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden, der gewiss einen Teil der eingehenden Post bearbeiten kann. (cid:129) Es wird eine automatische Abwesenheitsnotiz eingerichtet, sodass der E-Mail-Absender weiß, wann der Ansprechpartner wieder im Dentallabor erreichbar ist. In der Notiz sollte überdies die Telefonnummer eines Mitarbeiters angegeben werden, den der Absender „in dringenden Fällen“ kontaktieren kann. (cid:129) Der Urlauber klärt ab, wer die Post betreut, die ihm in seiner Urlaubszeit zugeschickt wird. (cid:129) Insbesondere beim Laborleiter wird festgelegt, welche Umstände eintreten müssen, die dazu führen, dass man ihn im wohlverdienten Urlaub anrufen darf und soll. (cid:129) Einige der Maßnahmen lassen sich auch für den Krankheitsfall nutzen: Wer grundsätzlich die Mails und die Post des erkrankten Zahntechnikers Martin Schmitter erhält, kann fest- gelegt werden. Checkliste: Haben Sie Ihre Urlaubsplanung im Griff? (cid:129) Führen Sie regelmäßig ein Urlaubsmeeting durch. (cid:129) Setzen Sie einen „Urlaubs-Koordinator“ ein. (cid:129) Stellen Sie verbindliche Spielregeln für die Urlaubsplanung auf. (cid:129) Entwerfen Sie einen Vertretungsplan. (cid:129) Falls notwendig: Regeln Sie bei Kunden oder Geschäftspartnern die Kommunikation wäh- rend der Abwesenheit des vertrauten Mitarbeiters. Legen Sie eine Übergabemappe an (cid:129) Die Übergabemappe ist ein „Notfallkoffer“, in den all diejenigen Informationen hinein- gehören, die nur einer Person (Laborleiter oder Mitarbeiter) oder nur einigen Personen bekannt und zugänglich sind. (cid:129) Dazu zählen auch Informationen zu den Abläufen und Prozessen im Dentallabor, die nur von einer oder wenigen Personen erledigt werden können. (cid:129) Würde diese Person plötzlich erkranken, stünde das Dentallabor vor einem Problem. (cid:129) Durch den „Notfallkoffer“ ist gewährleistet, dass alle anderen Teammitglieder bei Bedarf Zugriff auf die Informationen haben (Beispiel: Fristenregelungen, auf deren Einhaltung ein Mitarbeiter zu achten hat, der aber nun erkrankt ist).